Page 146 - Guía Legal de compliance Colombia

146 11. Programas de Compliance y Buenas prácticas efectivas en Colombia
Diseñar un manual escrito en temas laborales
Un programa de cumplimiento en materia de prácticas laborales por lo general implica contar, como mínimo, con un manual escrito que contenga de manera clara y comprensible los principales aspectos a tener en cuenta de la normativa colombiana, y como evitar incurrir en una infracción a la misma.
Objetivo y estructura del manual; Introducción al derecho laboral;
Relevancia de dar cumplimiento a las normas laborales, de seguridad social y migratorias, así como su imposibilidad de pactar en contrario;
Descripción de obligaciones de cumplimiento para el empleador teniendo en cuenta el número de trabajadores en su nómina y las condiciones laborales pactadas con éstos;
Descripción de cada uno de los procedimientos internos que debe llevar a cabo el empleador para dar cumplimiento a todas sus obligaciones laborales (p.e. para efectos del pago correcto de acreencias laborales, por ejemplo,
el equipo de nómina tiene que estar en contacto constante con el equipo de contabilidad con el fin de establecer los pagos que mensuales deben realizar- se para efectos de seguridad social y al trabajador; para efectos de termina- ciones de contratos laborales, por ejemplo, el equipo de nómina debe tener contacto con el equipo de recursos humanos para realizar los reportes de no- vedades oportunamente ante las entidades del sistema integral de seguridad social, para generar la liquidación final de acreencias laborales, entre otros).
Establecer internamente las responsabilidades de cada una de las áreas que tengan relación con el cumplimiento de normas laborales (p.e. responsabi- lidades de los encargados del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, responsabilidades del área de contabilidad, nómina y recursos humanos, entre otros).
Establecer un mecanismo interno que permita detectar incumplimientos en obligaciones laborales, así como la manera de mitigar dichos incumplimientos.
Realizar capacitaciones internas:
Con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones laborales, es necesario capaci- tar y entrenar, entre otros, a: (i) el personal interno que, dentro de sus funciones, se encuentre el manejo de los trabajadores o de contratistas independientes; (ii) los equipos de nómina, contabilidad, recursos humanos, y, en términos genera- les, quienes tengan relación con proveedores que presten servicios relacionados con los trabajadores; (iii) los trabajadores, con el fin de que tengan conocimiento de las normas y obligaciones en materia de acoso laboral, seguridad y salud en el trabajo, entre otras.