Page 148 - Guía Legal de compliance Colombia

148 11. Programas de Compliance y Buenas prácticas efectivas en Colombia
Las responsabilidades y obligaciones ante la autoridad tributaria nacional de- berán registrarse en el RUT (p.ej. su calidad de agente retenedor, importador, exportador, responsable de IVA, obligado a declarar impuesto sobre la renta y complementarios, presentar información exógena, entre otros).
Identificar periodos gravables de los impuestos y fechas de vencimiento para el cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades.
Una vez identificadas las obligaciones y responsabilidades de la entidad de cara a la autoridad tributaria nacional y a las autoridades tributarias territoriales, es necesario identificar el periodo gravable de los impuestos (especialmente en materia de IVA) y las fechas de vencimiento para su cumplimiento.
La periodicidad se determinará según las disposiciones de las normas naciona- les y territoriales (p.ej. El IVA tiene dos periodos gravables distintos, bimestral y cuatrimestral, y su periodicidad dependerá de si el responsable es considerado como un grande contribuyente, de sus ingresos brutos del año inmediatamente anterior, entre otros).
Por su parte, los plazos de vencimiento se identifican según: (i) los plazos determinados en el calendario tributario nacional y en los calendarios tributarios locales, que se definen, por regla general, de acuerdo con los últimos dígitos del número de identificación tributaria (NIT); y (ii) los plazos determinados en las nor- mas nacionales y territoriales (que no hacen parte de los calendarios tributarios).
Identificar los requisitos formales para efectos del cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades
El cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades tributarias exigen la observancia de requisitos formales dispuestos en normas nacionales y territoria- les (p.ej. en algunos casos, para que se entiendan presentadas las declaraciones tributarias se requerirá de la firma del contador o revisor fiscal, según aplique).
Diseñar un manual escrito en temas tributarios
Se considera una buena práctica el diseñar un manual escrito que contenga de manera clara y comprensible los principales aspectos a tener en cuenta de la nor- mativa colombiana en materia tributaria, las obligaciones y responsabilidades de la entidad y las indicaciones para efectos de evitar en incurrir alguna infracción.
Auditorías internas
La ejecución de auditorías internas permite evaluar que efectivamente la enti- dad esté dando cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la legisla- ción tributaria colombiana. Para llevar a cabo estás auditorías es necesario: (i) crear una matriz legal en la cual se incluyan todas las obligaciones y responsa- bilidades de naturaleza tributaria; (ii) actualizar la matriz incluyendo las nuevas obligaciones y excluyendo las obligaciones que ya no tengan vigencia; y (iii) verificar, cómo mínimo anualmente, el estado de cumplimiento de cada una
de las obligaciones incluidas en la matriz mediante una revisión documental y sustancial de las operaciones.