Page 149 - Guía Legal de compliance Colombia

11. Programas de Compliance y Buenas prácticas efectivas en Colombia 149
Realizar capacitaciones internas:
Teniendo en cuenta que Colombia tiene un entorno regulatorio muy cambiante en materia tributaria, resulta fundamental realizar capacitaciones internas al personal encargado de manera periódica (mínimo una vez al año). Para estos efectos, de- berán tenerse en cuenta, entre otros: (i) principales cambios (sustanciales y pro- cedimentales) en la normativa tributaria (leyes, acuerdos, decretos, resoluciones) que puedan impactar a la entidad y su vigencia; (ii) conceptos emitidos por las autoridades tributarias, para efectos de identificar su interpretación con respecto a la aplicación de la normativa tributaria, en su calidad de autoridades fiscaliza- doras; (iii) jurisprudencia del Consejo de Estado (más alta corte en Colombia en materia tributaria) con respecto a la aplicación de las normas tributarias,
Implementación efectiva de programas de Compliance
Si bien la Superintendencia de Sociedades y otros órganos de regulación han establecido los requisitos mínimos a tener en cuenta para la implementación efectiva de programas de cumplimiento, es importante establecer que cada programa de cumplimiento debe ser diseñado de acuerdo a las características y necesidades propias de las empresas.
No obstante, con el fin de brindar lineamientos que permitan asegurar una apro- ximación a los efectivos programas se destacan las siguientes características:
1. Análisis y preparación de matrices de riesgo: La identificación de los riesgos propios de la actividad empresarial deberán ser la hoja de ruta que guiará el diseño, monitoreo y control de los programas de cumplimento. En la me- dida en que se delimitarán las actividades que desarrolle la empresa y se establezcan prioridades para su efectivo manejo y cuidado. Por tanto, para realizar un adecuado análisis de riesgos es indispensable tener en cuenta las características intrínsecas de la empresa, como lo son: (i) la industria y mercado de la empresa, (ii) la ubicación geográfica, (iii) el marco normativo. (iv) los perfiles de clientes y grupos de interés, (v)las interacciones con servi- dores públicos, entre otros.
2. Creación de Código de conducta, políticas, protocolos y procedimientos internos: La documentación de las directrices y lineamientos que diseñen las empresas para orientar sus operaciones y actividades, permitirán gestionar de manera adecuada la asignación de funciones, la temática a llevar a cabo en las capacitaciones y la forma de mostrar a terceros los compromisos em- presariales. Igualmente, es importante que estos documentos se encuentren accesibles a terceros, tanto por su carácter público como porque son escritos por medio de un lenguaje comprensible y claro.