Teletrabajo e internacionalización: cómo gestionar la colaboración con equipos de trabajo de otros países

11/05/2023 | CRISTINA PÉREZ HERRERA

Teletrabajo | Internacionalización


Una empresa internacionalizada se caracteriza por contar con equipos de trabajo situados en mercados exteriores estratégicos para la compañía. Saber gestionar los flujos de trabajo a través de herramientas online como reuniones por videollamada o chats, se ha convertido en una necesidad para las organizaciones, después del curso acelerado que impuso la pandemia de la Covid-19.

Trabajar a distancia, con aplicaciones tecnológicas que nos permiten desarrollar proyectos, reunirnos, o intercambiar aportaciones es algo ya habitual en nuestras empresas. Como empleados, muchos manejamos en nuestro día a día utilidades como la videollamada, los canales de chats o las herramientas de trabajo colaborativo, que utilizamos durante nuestra jornada laboral, tanto dentro como fuera de la oficina. El desarrollo de estas aplicaciones online de teletrabajo se ha demostrado especialmente útil para empresas internacionalizadas. Y es, además, una nueva variable en gestión de equipos para líderes o posiciones directivas, a la que hay que sacar el mejor partido y conectar equipos situados en otros países o mercados.

¿Qué es la gestión de equipos de trabajo remotos?

Cuando un grupo de empleados desarrolla un proyecto común en su compañía utilizando herramientas online de trabajo colaborativo -da igual si están presencialmente en otra oficina o no durante la jornada laboral- hablamos de un equipo de trabajo remoto, virtual o a distancia.

“Cada vez hay más equipos remotos”, afirma Elisa Carbonell, técnico comercial, economista del Estado y directora general de Internacionalización de la Empresa en ICEX. “No estoy hablando del teletrabajo en época de pandemia. Esto no ha sido trabajar, esto ha sido supervivencia”, destaca. En el curso online gratuito de formación sobre 'Liderazgo y gestión de equipos en remoto'  realizado por Carbonell para ICEX-CECO, señala que cada vez se da más este modelo laboral en las empresas por causas como la globalización, la diversificación de los equipos, la búsqueda de la sostenibilidad, dificultades políticas que obligan a gestionar las labores desde otros países, o bien debido a los procesos de internacionalización de las compañías.

Crear un equipo local para abrir un nuevo mercado en otro país es imprescindible, o al menos es lo que opina Lupina Iturriaga, fundadora y CO-CEO de Fintonic, la app española de finanzas personales con presencia en México y Chile, en una entrevista para el portal Mujer e Internacionalización de ICEX. Iturriaga apela a dos factores para desembarcar en un nuevo mercado: el primero, desplazarse físicamente hasta el lugar, ya que “es muy difícil realizar un business plan sin haber estado allí y haber visto la realidad del país”; y el segundo, contar con empleados locales. “Hay que rodearse de un equipo muy bueno, de ahí y trabajar desde allí”, explica, incluso aunque el área donde pretendamos expandir nuestra compañía hable nuestro mismo idioma.

En su ámbito de negocio se ha encontrado con diferencias culturales o costumbres distintas a la hora de tomar decisiones de gasto o solicitar un préstamo. Así, Iturriaga piensa que para expandirse “en estos países tienes que tener un buen country manager o alguien que sea tu mano derecha, porque si no es imposible”. Es en esa relación entre sede central y filiales de otros países donde las herramientas de comunicación online como videollamadas, mensajería instantánea o herramientas de trabajo colaborativo resultan especialmente interesantes. 

Situación internacional del teletrabajo durante y después de la pandemia

El primer trimestre de 2020 marcó un antes y un después en el uso del teletrabajo en todo el mundo, cuando comenzaba a expandirse el virus de la Covid-19 por todo el planeta y los empleados no esenciales trasladaron las oficinas a sus hogares. Según un estudio de la OCDE, el trabajo a distancia pasó de un 25% a un 50% durante 2020 en las principales economías mundiales, como Estados Unidos, Reino Unido, Dinamarca, Australia o Francia. En España, el porcentaje de trabajo remoto se elevó del 4,8% al 19,1% durante el Estado de Alarma, según la Encuesta de Población Activa, tal y como recogía el  informe de teletrabajo de 2021 elaborado por Randstad.

Sin embargo, a medida que recuperamos la normalidad tras la pandemia, los niveles de teletrabajo en las empresas han ido disminuyendo. Así lo recoge el 'Informe de Trabajo Híbrido' (Hybrid Work Report) 2023 de HubSpot. Actualmente, a nivel global, el 46% de los empleados trabaja desde la oficina, el 29% lo hace de forma híbrida (compaginando presencial y online) y el 25% completamente en remoto. En España, según los últimos datos del Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI), 2.563.000 personas empleadas en nuestro país teletrabajan, un 12,5%, muy por debajo de la media europea, que se sitúa en el 24%.

A pesar de esa tendencia a la reducción del trabajo en remoto, la pandemia ha sido también banco de pruebas para nuevas compañías basadas en la fórmula a distancia. Es el caso de éxito de Inbrain Neuroelectronics, una spin-off nacida del Instituto Catalán de Nanociencia y Nanotecnología (ICN2) cuyo objetivo es acelerar el desarrollo de nuevos implantes basados en grafeno para optimizar el tratamiento de trastornos cerebrales.

Se trata de una empresa con sede en Barcelona y una plantilla de 50 personas radicadas en 14 países, entre ellas su CEO, Carolina Aguilar, que vive desde hace 13 años en Suiza: “Nacimos durante la pandemia y eso nos ayudó a pensar en atraer talento especialista en neurología, que no está ubicado en ningún país de Europa”, afirma. Un talento que no sabe de nacionalidad, género o edad. “La diversidad nos hace tomar mejores decisiones, eso está documentado. Eso sí, es más difícil de gestionar porque hay mucha más discusión y debate de cómo tienen que ser las cosas”, explica Aguilar.

Menos el personal de microfabricación, que son los encargados de realizar físicamente los nanochips y que teletrabajan solo un día a la semana, el resto del personal, sobre todo el dedicado a desarrollo, está en remoto. “Trabajamos por objetivos, con project managers que son los que definen el proceso, los hitos y todas las reuniones necesarias, aparte de los encuentros de comunicación”, explica Aguilar.

Los responsables de recursos humanos de Inbrain Neuroelectronics plantean una estrategia de resolución de conflictos y desarrollo personal basada en el autoliderazgo y la autogestión de los empleados: “Hay que ser muy ágil para mantener el engagement y esa interacción entre los diferentes equipos, para que no haya pérdida de efectividad”, concluye.

Ventajas y beneficios del trabajo en remoto para la empresa

Crear y mantener un equipo al otro lado de la pantalla ofrece una serie de consecuencias positivas que tienen que ver con una nueva forma de entender los espacios físicos o de oficina y también los de las relaciones laborales:

Ahorro de costes y control de gastos

En 2020, cuando el fenómeno del teletrabajo se hizo masivo, según los cálculos de la aplicación EffiWork desarrollada por la empresa WorkMeter, si esta tipología laboral se mantuviese todo el año como lo hizo durante los tres meses de confinamiento total, las empresas españolas se ahorrarían de media entre 1.000 y 5.000 euros al año por empleado. La oficina, los equipos informáticos, la electricidad, la calefacción, el gas, los gastos de desplazamiento son factores que pueden reducir la cuenta de gastos de una empresa, además de los costes laborales, que en algunas ocasiones pueden ser más ajustados en otros países si decidimos contar con profesionales locales.[RI3]  En el caso de tener un equipo en un mercado conectado a distancia con la sede central, la empresa se puede ahorrar todos aquellos desplazamientos y reuniones periódicas que antes se hacían de forma física.


Captación de talento de otros países

El uso de la tecnología en el trabajo ha derribado fronteras y permite a las empresas encontrar el profesional especializado que necesitan para su equipo sin necesidad de buscarle un puesto en su sede. También, contar con personal del mercado exterior al que queremos dirigirnos, nos puede dar una idea más cercana del cliente local.

Por otro lado, el smart working, la metodología que provee al empleado de todas las herramientas digitales y de procesos que necesita para trabajar, es algo que busca el talento especializado y que muchas veces una empresa no encuentra en su país de origen. Leyes como la 28/2022 de fomento del ecosistema de empresas emergentes facilitan cuestiones como el permiso de residencia para empleados internacionales que teletrabajan para empresas españolas. 


Aumento de la productividad

Desde la pandemia se han publicado numerosos estudios sobre si el trabajo en remoto favorece la productividad de los empleados. Uno de los últimos informes a nivel global lo avala, el de Future Forum en colaboración con Pulse publicado en octubre de 2022, que indica que los que contaban con esta forma de trabajo incrementaron un 29% su productividad y un 53% su capacidad de concentración frente a estar en una oficina.


Reducción del estrés

Tener la posibilidad de conectarse desde casa o desde cualquier punto para trabajar, implica una mayor autogestión de los horarios por parte de la plantilla y mejores oportunidades para disponer de su tiempo o conciliar. Al mismo tiempo, trabajar online o de manera no presencial implica poder trabajar más y mejor de manera asíncrona, o individual, pero conectado. En cualquier caso, se plantea la opción de que el teletrabajador gestione mejor su bienestar emocional.



Desafíos para evitar las desventajas del teletrabajo en la empresa

No todo en la fórmula de trabajo en remoto es ideal: los líderes o responsables de proyecto se enfrentan a una falta de control que no tienen en una oficina viendo la cara de sus colaboradores, y los trabajadores pueden sentir que dedican demasiadas horas al trabajo o sentir un aislamiento respecto al resto de miembros del equipo. Para gestionar todas las realidades no tan positivas del trabajo a distancia, la organización puede recurrir a algunas estrategias.


Metodología Agile Scrum para el trabajo en remoto colaborativo

 Agile o la metodología ágil es un modelo de trabajo que está caracterizado por la colaboración, la transparencia y la valoración de cada profesional sobre el proyecto. Inbrain Neuroelectronics se confiesa seguidora de esta metodología “que vamos ajustando día a día”, afirma su CEO, Carolina Aguilar. Este modelo enfoca el trabajo para destacar valores centrados en las personas, como la colaboración o la iniciativa, con el objetivo de flexibilizar procesos e identificar aspectos de mejora. En alguna de sus derivadas, como Scrum, se van realizando entregas parciales del proyecto total por fechas, de forma regular, a partir de las propias prioridades que tenga el receptor o cliente final.


Seguimiento de la productividad y la actividad de los trabajadores

La ausencia de presencialidad y la confianza total en la conexión online de los equipos es un nuevo hándicap para los departamentos de recursos humanos o líderes de proyectos. Para monitorizar los tiempos de trabajo o supervisar las tareas de los diferentes miembros del equipo, se han desarrollado en los últimos años multitud de aplicaciones, gratuitas o más específicas de pago. También, la entrada en vigor de la normativa española (Real Decreto-Ley 8/2019) sobre la obligación de las empresas de facilitar un sistema de fichaje a los trabajadores, ha permitido el desarrollo de software que los departamentos de recursos humanos pueden procesar. 



Aplicaciones para trabajar online con equipos locales 

Las nuevas soluciones para el trabajo en remoto en empresas internacionalizadas pasan por una base de aplicaciones que todos hemos conocido durante la pandemia, las de comunicación de equipos, que incluyen espacio de almacenamiento en la nube, intercambio de documentos, chats o mensajería instantánea, muros de trabajo colaborativo y, sobre todo, videollamada, que ha supuesto la nueva forma de concebir las reuniones en la empresa.

Esos servicios de comunicación a través de audio y vídeo fueron los más populares para unir personas y equipos durante la pandemia. Un estudio de Tooltester, analistas de herramientas digitales, determinaba que Zoom seguía siendo en 2022 la aplicación reina de la videollamada, dominante en 80 países analizados, en su mayoría hispanohablantes, entre ellos España. Le seguía en importancia Google Teams con 28 países donde lidera y la terceraplataforma más usada recogida por el estudio era Skype, preferida en solo 3 países.

Zoom: Es la aplicación líder en creación y mantenimiento de reuniones online, con más de un 40% de cuota de mercado. Permite videollamadas de hasta 1.000 personas en calidad HD, además de ofrecer soporte para eventos, webinarios o reuniones virtuales. Está implementando inteligencia artificial en sus servicios y permite la interacción con otras aplicaciones populares de comunicación.

WebEx: Es una herramienta similar a Zoom, pero menos conocida. Además de facilitar el teletrabajo, tiene soluciones específicas para webinarios, meetings abiertos al público, formaciones y soporte en remoto.

Amazon Chime: Pagar solo por el tiempo de uso de sus videollamadas en lugar de abonar una cuota periódica, fue el argumento del gigante del comercio electrónico, a través de su potente soporte de red AWS para probar a hacer su propio software colaborativo. Se complementa con una suite de documentos llamada AZos.

Herramientas completas de gestión de equipos

Google WorkspaceEl mayor buscador de Internet tiene a su favor tres factores que lo convierten en una opción deseable para las empresas: el correo electrónico Gmail, su aplicación de llamadas Meet y Google Drive de almacenamiento, aparte de tener su propio paquete Docs para utilizar todo tipo de documentación de oficina. Para ganar cuota de mercado, Google Workspace está empezando a introducir también la inteligencia artificial a través de textos predictivos con los que escribir rápidamente correos, mensajes instantáneos o documentos.

Microsoft TeamsCon el soporte que aporta el tradicional paquete Office, hoy 365, y su nube de almacenamiento Azure, el software para videollamadas y trabajo colaborativo Microsoft Teams fue usado por al menos 300 millones de puestos comerciales de pago en todo el mundo el año pasado. La costumbre de usar productos Microsoft, como una cuenta de correo Outlook, Excel o Word, ha facilitado que muchos equipos de trabajo hayan adoptado Teams como forma de trabajar con equipos a distancia.


Herramientas de seguimiento de tareas:

Slack, Asana, TrelloAirtable o Toggl son aplicaciones de trabajo colaborativo para el desarrollo de proyectos y la comunicación del equipo; algunas de ellas también incluyen videollamadas. Permiten asignar tareas a personas concretas, establecer fechas límite, crear calendarios compartidos, etc.



Cinco consejos sobre cómo gestionar el teletrabajo

Una vez revisado el mapa del teletrabajo y todas las herramientas online para desarrollar proyectos a distancia, queda solo liderar esa transición a un equipo remoto que puede trabajar en otro u otros países comunicados a través de una pantalla.

Contar con las herramientas necesarias para el trabajo en remoto

La empresa tiene que proveer a los miembros del equipo de todos los elementos técnicos, como equipos, VPN o redes virtuales privadas que permiten crear una red local sin necesidad de que sus integrantes estén físicamente conectados entre sí. También es importante facilitar una plataforma de software de trabajo colaborativo y comunicación entre equipos. Parece una obviedad, pero no pensar e implantar previa o progresivamente puede dar lugar a redundancias, caídas de red o fallos de ciberseguridad.


Fijar las reglas de juego del trabajo a distancia

Es importante delimitar horarios, jornada laboral, anunciar reuniones por videollamada teniendo en cuenta cuándo se va a poder coincidir en otro país extranjero, y establecer las formas y los canales de comunicación adecuados entre managers y trabajadores.


Confiar en el equipo: promover la autogestión y la responsabilidad

La clave del trabajo en equipo, y también a distancia. Si hay teletrabajadores operando desde su casa o desde otra oficina en un país remoto, es necesario que el propio trabajador comparta los valores y la cultura de la empresa, y la principal es la responsabilidad para cumplir con su trabajo, para saber autogestionarse él solo en determinados puntos donde no es necesario un manager, trabajando de forma autónoma y coordinada con el resto de los miembros del equipo.


Medir y controlar el trabajo en remoto

Trabajar con un sistema distinto del presencial implica nuevas formas de medir los resultados. Existen muchas aplicaciones de software para monitorizar resultados de los proyectos que realice nuestro equipo en remoto, aparte de implicar una nueva forma de medir la productividad.


Utilizar las herramientas necesarias para el teletrabajo

Puede parecer reiterativo, pero lo más importante para que los flujos de trabajo se dinamicen es empezar por usar las herramientas online de comunicación y colaboración. Hay que implementar aplicaciones y usarlas en común para llegar a un resultado.

El asentamiento del teletrabajo en las compañías tras la pandemia de la Covid-19 requiere del líder “un nuevo cambio de modelo, de paradigma,” según afirma Elisa Carbonell en el curso online 'Liderazgo y gestión de equipos en remoto' de ICEX-CECO. “Estamos acostumbrados a trabajar presencialmente y a liderar con el ejemplo, en la oficina y es un nuevo hándicap, ser capaz de comunicar y motivar a través de una pantalla cuando no se puede estar físicamente allí”. En su opinión, la función del líder será siempre la misma, ser un modelo y conseguir que el equipo unido obtenga resultados. 

Si quieres profundizar en este u otros temas relacionados con la empresa internacionalizada, la plataforma online de ICEX-CECO alberga, además del NOOC gratuito mencionado en el reportaje sobre equipos en remoto, todo tipo de cursos de formación en diferentes aspectos de la empresa internacionalizada.



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Elisa Carbonell: "Cada vez se da más el modelo laboral de teletrabajo en las empresas por causas como la globalización, la diversificación de los equipos... que obligan a gestionar las labores desde otros países, o bien debido a los procesos de internacionalización de las compañías"







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