La factura proforma es un documento provisional emitido por el exportador con la finalidad de que el comprador disponga de información completa sobre los elementos que componen la operación.
Cuando las relaciones entre ambos son habituales la factura proforma sustituye a la oferta comercial en la cual el exportador propone el precio y las condiciones de venta de la operación. Si la oferta ha sido aceptada por el comprador la factura proforma sirve para que el exportador confirme todos los datos de la venta.
La factura proforma también se utiliza en otras tres situaciones relacionadas con el comercio exterior:
1. Para acompañar el envío de muestras que no tienen valor comercial.
2. Para que el comprador tramite una licencia de importación.
3. Para solicitar la apertura de un crédito documentario al banco emisor (banco del comprador), cuando éste es el medio de pago elegido.
Es obligado que en la factura proforma se incluya en el encabezamiento, de forma bien visible, la expresión proforma para que no se confunda, en ningún caso, con la factura comercial. Generalmente las facturas proforma no se numeran, ni tampoco es aconsejable firmarlas o sellarlas, salvo cuando lo solicite el cliente de forma explícita.
El contenido de la factura proforma es similar al de la factura comercial. Como mínimo, debe informar de lo siguiente: