Experiencias

Herramientas y soluciones tecnológicas para la conciliación

23/05/24

Hablamos en estas líneas sobre recursos digitales aliados de las empresarias y directivas españolas en mercados internacionales.

Hace menos de una década no imaginábamos la cantidad de aplicaciones que hoy nos rodean y facilitan la vida a través de un dispositivo tecnológico. La pandemia provocada por la Covid-19, nos forzó a iniciarnos en el trabajo en remoto; en el caso de España, 3 de cada 10 empleados y empleadas comenzaron a teletrabajar durante el confinamiento, según informes de red.es y supuso la eclosión de nuevas formas de comunicación y colaboración a distancia.

Hoy, esas herramientas nos permiten amplificar nuestra capacidad en el ámbito internacional para gestionar equipos, producción y distribución en una y otra parte del globo; no en vano, los desarrollos tecnológicos sobre cuestiones legales y contratación son los que más crecen año tras año, a un ritmo del 34%, según el informe Businesses at work 2024, seguidos de viajes y gestión de suministros comerciales (17% interanual en los dos casos).

Ser una profesional con responsabilidades en mercados exteriores en la actualidad implica el uso habitual de estos recursos tecnológicos para organizar nuestro trabajo y el de otros; es más, muchos de ellos nos sirven para estructurar nuestra otra vida, la personal.

Durante la segunda edición de nuestro evento de networking en femenino “¡Sal!”, que este año llevaba por título “Líderes transformadoras: eres , varias participantes nos comentaron cómo lo hacían para dejarse ayudar por la tecnología y conciliar, y que no se convirtiera en su peor enemiga.

VÍDEO RESUMEN

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El difícil equilibrio entre la vida personal y profesional

Marisol Menéndez, CEO de la red Women in Tech (With) y de su empresa, Bilakatu, nos planteaba que hay que repensar cómo gestionar la vida personal una vez que la oficina ha entrado por la puerta de casa por el teletrabajo: “Las barreras se han diluido, algo que nos permite conciliar, pero extiende la presión que hay en los hogares. Hay que ver cómo equilibramos para que no todo sea trabajo o familia y que no todo recaiga a la vez en las mismas personas”, afirmaba.

Hasta para esta función de compatibilizar nuestras vidas, la tecnología nos puede ayudar. Así lo pensaba durante el debate de la jornada “¡Sal!” Andrea Barber, cofundadora y CEO de Rated Power: “soy muy fan de las herramientas de gestión del tiempo como Trello o Asana, y ahora Notion es la que más me gusta tanto para mi vida profesional como personal, me ayuda a organizarme”. Herramientas y trucos que le gustaría asumir Sara Forné, CEO de Mobenia  y mamá reciente, también presente en la tertulia: “Todo el equipo utilizamos Trello en el trabajo, pero quizás debería usar alguna aplicación para organizar todas las cosas que tengo que hacer”, señalaba.

Actualmente existe un amplio catálogo de herramientas tecnológicas que nos ayudan en diferentes aspectos de nuestra actividad profesional y que se han visto ampliados con la llegada de la inteligencia artificial y la automatización de procesos. A continuación los agrupamos por categorías junto con algún que otro consejo para sacarles el mayor provecho.

Herramientas y soluciones tecnológicas para la conciliación

Herramientas de Gestión del Tiempo y Productividad

Quizás la piedra angular del tema que tratamos y que son imprescindibles para coordinar el trabajo personal y el de los equipos.

Herramientas de gestión de proyectos:

“Soy una fiel amante de las herramientas colaborativas, que nos permiten trabajar en equipo, compartir conocimiento y tenerlas a mano en el ordenador o en el móvil cuando lo necesitemos” declaraba Blanca Almendro, open innovation Lead de Valoriza. Sirven para controlar y coordinar procesos , que permiten una gestión visual a través de proyectos, delegación de tareas y seguimiento del progreso en tiempo real, lo cual es crucial para coordinar equipos distribuidos globalmente.

Los tablones de Trello y Asana son los que más aparecieron citados entre nuestras participantes, aunque existen infinitas opciones, como la que mejor le funciona a Delia Rodríguez, directora de Innovación en CT Ingenieros: “Miro tiene paneles muy muy visuales y nos permite una interacción en tiempo real entre diferentes equipos que nos viene muy bien cuando no podemos estar reunidos en una misma oficina o trabajamos en otra parte del mundo”, dice.

Calendarios

Google Calendar y Microsoft Outlook son herramientas esenciales para la organización y programación de reuniones internacionales, e imprescindibles para Marisol Montalti, presidenta de la asociación empresarial ASEME Canarias: “Es mi agenda virtual, la puedo consultar en cualquier momento y no se me borra. Además como escribo tan rápido, cuando vuelvo a mirar lo que he puesto no entiendo ni mi letra, así que estas aplicaciones son básicas en mi día a día”, señala. Si establecemos bloques de tiempo para tareas privadas y sincronizamos los calendarios laborales con los personales podemos evitar conflictos y gestionar mejor nuestro tiempo.

Herramientas de comunicación

La interacción eficiente es fundamental para liderar equipos internacionales. Slack y Microsoft Teams son dos de las herramientas más nombradas por nuestras participantes como facilitadoras del intercambio instantáneo entre compañeros y la colaboración en proyectos. Estas plataformas no solo permiten chatear y realizar videollamadas, sino también compartir documentos y trabajar en ellos en tiempo real. Junto con Zoom son las más usadas.

En cuanto a los trucos para optimizar este tipo de aplicaciones, plantean cuestiones como crear canales específicos para proyectos o departamentos, lo que facilita la organización y reduce el ruido de información. También es interesante establecer horarios de disponibilidad en estas plataformas para gestionar mejor las expectativas de respuesta y evitar la sobrecarga.

La IA sale al rescate para ayudar

El uso de inteligencia artificial generativa para contenidos o imágenes ya es algo habitual, como el uso que realiza Maite del Portillo de Adapta e integra con Chat GPT, que denomina “a nivel usuario” para automatizar tareas como mails, textos o todo tipo de comunicaciones.

Todas hemos buceado alguna vez con esta nueva tecnología que comienza a implantarse en todo tipo de procesos con nuestros procesadores de texto, hojas de cálculo o programas de presentaciones. Google Gemini y Copilot de Microsoft toman posiciones para controlar y acompañar a las líderes a tomar decisiones, como Diana Villarraga, directora Ejecutiva de la entidad Fomento al Desarrollo: “Estamos explorando la posibilidad de integrar Copilot y en este foro he tenido oportunidad de hablar con directoras de tecnología que lo utilizan para integrar y controlar herramientas tan habituales como Word o Powerpoint, y es un acompañante que te ayuda a sacar el mayor partido más rápido a todas estas aplicaciones del día a día”, explica.

Tampoco se pueden olvidar los asistentes virtuales, como Alexa de Amazon y Google Assistant, que pueden ayudar a gestionar recordatorios, agendas y tareas diarias, permitiendo una mayor eficiencia en la gestión del tiempo. Con estos dispositivos se pueden configurar recordatorios para tareas importantes y eventos personales para mantener un equilibrio entre ambas áreas.

Cómo poner límites a la tecnología

“Tengo una relación de amor-odio con la tecnología”, nos comentaba Roselyne Chane, presidenta de la red Food Agri Tech Europe (FATE) y directora General de la empresa de alimentos plant-based Sanygran. “Por un lado la necesito, y de hecho sin ella no podemos vivir a nivel profesional, sobre todo cuando trabajas a distancia con los compañeros. Pero a veces es demasiado intrusiva, cuesta saber decir que no”, cree, cuando el móvil o el ordenador de trabajo se mete hasta en la cocina.

Conciliar el trabajo y la vida personal es un desafío continuo para las mujeres empresarias y directivas con responsabilidades en la internacionalización. Sin embargo, con el uso adecuado de recursos, herramientas y estrategias tecnológicas, es posible alcanzar un equilibrio saludable que permita prosperar tanto en el ámbito profesional como en el personal.

La clave está en la planificación, la delegación inteligente y el uso eficiente de la tecnología para automatizar y simplificar tareas. Al adoptar estas prácticas, las mujeres pueden no solo gestionar sus responsabilidades actuales, sino también prepararse para un futuro más productivo en lo profesional y equilibrado en lo personal.